Definisi Audit Sumber Daya manusia (SDM)

Audit merupakan proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan seorang yang kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan (Arens, 1997, p. 1).

Audit SDM adalah pemeriksaan kualitas kegiatan Sumber Daya Manusia secara menyeluruh dalam suatu departemen, divisi atau perusahaan, dalam arti mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM dalam suatu perusahaan dengan menitik beratkan pada peningkatan atau perbaikan (Rivai, 2004, p. 548).

Audit SDM merupakan tinjauan berkala yang dilakukan oleh departemen sumber daya manusia untuk mengukur efektifitas penggunaan sumber daya manusia yang terdapat di dalam suatu perusahaan, audit memberikan suatu perspektif yang komprehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan SDM serta menemukan peluang dan strategi untuk mengarahkan ulang peluang dan strategi tersebut. Intinya, melalui audit dapat menemukan permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan perundangan-undangan dan rencana-rencana strategis perusahaan (Menurut Gomez-Mejia, 200 1 :28).

Audit SDM merupakan suatu metode evaluasi untuk menjamin bahwa potensi SDM dikembangkan secara optimal (Rosari, 12 Mei 2008).

Jadi, pada kesimpulannya audit sumber daya manusia adalah proses pemeriksaan dan penilaian secara sistematis, obyektif, komprehensif, dan terdokumentasi terhadap fungsi-fungsi organisasi yang terpengaruh oleh manajemen sumber daya manusia semisal proyeksi masa depan kebutuhan SDM organisasi, dengan tujuan memastikan dipenuhinya azas kesesuaian, efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan sumber daya manusia untuk mendukung tercapainya sasaran-sasaran fungsional maupun tujuan organisasi secara keseluruhan baik untuk jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang, sesuai dengan standar lokal (Pemda/Pemprov), standar internal (SOP/Company Polici), atau regulasi (International Standard/standar pemerintah).

Manfaat Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Manfaat utama dalam audit SDM adalah untuk mengetahui proses-proses yang belum memenuhi persyaratan hukum sehingga meminimalisir proses internal organisasi yang berpotensi melanggar hukum, dan yang terpenting adalah membantu organisasi secara sistematis untuk mengidentifikasi kondisi saat sekarang serta aksi apa saja yang perlu dijalankan untuk meningkatkan kinerja proses fungsi SDM.

Karena kegagalan dalam mengidentifkasi penyebab potensial yang bisa membahayakan atau berpotensi melanggar hukum, dapat menimbulkan efek yang merugikan perusahaan atau organisasi. Karena itu, audit SDM merupakan salah satu cara untuk mengenal sejauh mana proses internal dan sistem prosedur organisasi sudah memenuhi aspek keamanan baik secara hukum maupun juga membantu mengidentifikasi bagian SDM yang belum berjalan secara efektif dan efisien. Peninjauan secara berkala terhadap sistem dan prosedur organisasi yang berhubungan dengan SDM, tidak hanya membantu agar sistem dan prosedur tetap memenuhi persyaratan, namun juga membantu aspek finansial perusahaan agar tetap stabil dan mantap.

Menurut Rivai (2004, p. 567), audit SDM mengevaluasi aktifitas SDM yang digunakan dalam suatu perusahaan dan merupakan pengendalian kualitas keseluruhan yang mengevaluasi aktifitas SDM dalam suatu perusahaan. Manfaat dari audit SDM ini antara lain yaitu:

1. Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi departemen SDM terhadap perusahaan

2. Meningkatkan citra profesional departemen SDM

3. Mendorong tanggungjawab dan profesionalisme yang lebih besar diantara karyawan departemen SDM

4. Tugas-tugas dan tanggungjawab departemen SDM

5. Menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM

6. Masalah-masalah SDM yang kritis

7. Menyelesaikan keluhan-keluhan dengan berpedoman pada aturan yang berlaku

8. Mengurangi biaya-biaya SDM melalui prosedur yang efektif

9. Meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang diperlukan didalam departemen SDM.

Tujuan Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Ketika anda melakukan audit SDM, sebenarnya ada beberapa hal yang mesti diketahui yakni kegunaan audit SDM itu sendiri. Ini tergantung dari perspektif dan tujuan audit SDM itu sendiri. Dengan mengetahui tujuan audit, maka pelaksanaan audit dan prosesnya akan menyelaraskan dengan tujuan tersebut. Beberapa hal yang menjadi tujuan dan kegunaan audit SDM antara lain :

1. Mencari hal-hal yang berpotensi menimbulkan masalah serius di kemudian hari

2. Mencari area yang dapat dilakukan perbaikan dan improvement

3. Sebagai alat dokumentasi untuk merger, akuisisi maupun reorganisasi

4. Untuk mencari tahu seberapa jauh pemenuhan sistem dengan standar, peraturan dan regulasi yang ada.

Menurut Rivai (2004, p. 567), audit SDM bertujuan untuk:

1. Menilai efektifitas SDM

2. Aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki

3. Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam, dan

4. Menunjukkan kemungkinan perbaikan, serta membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan tersebut.

Objek Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Aspek SDM yang dapat diaudit cukup luas, karena SDM itu sendiri mencakup fungsi perencanaan, fungsi pengembangan, fungsi pemeliharaan, fungsi informasi, fungsi penghargaan dan penghukuman, serta fungsi peningkatan kinerja. Dengan demikian jika dirinci, obyek yang dapat diaudit adalah sebagai berikut :

· Fungsi Perencanaan : Manpower Planning, Manpower Recruitment, Manpower Fulfillment, Sourcing Candidate.

· Pengembangan : Training, Development, Coaching, Mentoring.

· Informasi & Teknologi : Personnel Data Base, Sistem Informasi Manajemen SDM (HRIS).

· Fungsi Pemerliharaan : Industrial Relation, Coorporate Social Responsibility.

· Fungsi Penghargaan dan Penghukuman : Compensation & Benefit, Reward, Termination, Punishment.

· Fungsi Peningkatan kinerja : Performance Management System, Pay for Performance.

Aspek diatas merupakan sisi Hard Capabilities Organization karena masih banyak berkutat dalam hal sistem dan prosedur. Perkembangan selanjutnya yang bisa menjadi pertimbangan audit adalah mengaudit aspek Soft Organization, antara lain :

• Budaya Organisasi,

• Audit Competency Staff SDM,

• Audit kepuasan terhadap fungsi SDM.

Pelaksana Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

1. Auditor internal (Inspektur di Badan Pengawasan Internal)

2. Biro SDM atau spesialis SDM yang ditunjuk (self assessment)

3. Biro SDM/tenaga spesialis SDM senior untuk non-SDM

Sumber Data yang Biasa Digunakan

Dalam pelaksanaanya audit SDM ini hendaklah selalu memanfaatkan berbagai sumber data yang ada diantaranya :

1. Pemeriksaan fisik perusahaan

2. Konfirmasi

3. Dokumentasi

4. Observasi

5. Pertanyaan pada klien

Dari sumber data yang tersebut diatas diharapkan suatu audit dapat menjawab prospek dan tantangannya di masa depan sesuai dengan SOP, aturan dan prosedur yang ada, perintah Pimpinan Departemen SDM atau personalia dan Pimpinan Departemen lain.

Ruang Lingkup Audit SDM

Dalam pelaksanaan audit SDM untuk mendukung jalannya kegiatan-kegiatan SDM perlu dilakukan pembatasan terhadap aspek yang akan di audit. Secara garis besar, prospek audit SDM dilakukan terhadap fungsi SDM yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan SDM yang dimulai dari perencanaan SDM, perekrutan, penyeleksian, pelatihan, dan evaluasi kinerja SDM (Handoko, 1997, p.226).

Menurut Sherman & Bohlander, audit SDM memberikan peluang untuk:

1. Menilai efektivitas fungsi SDM

2. Memastikan ketaatan terhadap hukum, kebijakan, perturan dan prosedur

3. Menetapkan pedoman untuk penetapan standar

4. Memperbaiki mutu staf SDM

5. Meningkatkan citra dari fungsi SDM

6. Meningkatkan perubahan dan kreatifitas

7. Menilai kelebihan dan kekurangan dari fungsi SDM

8. Memfokus staff SDM pada masalah masalah penting

9. Membawa SDM lebih dekat pada fungsi fungsi yang lain.

Instrumen-Instrumen Audit Sumber Daya Manusia

Dalam pengumpulan informasi tentang aktifitas-aktifitas SDM, ada beberapa instrumen yang dapat membantu dalam menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya manusia, diantaranya:

1. Wawancara, wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi mengenai aktivitas sumber daya manusia. Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang yang membutuhakn perbaikan. Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. Demikian juga, sumbang saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka servis yang lebih baik.

2. Kuisioner, karena wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap hanya terbatas pada sedikit orang, banyak departemen sumber daya manusia yang menggunakan kuisioner-kuisioner untuk memperluas lingkup riset mereka. Selain itu, kuisioner juga dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih terbuka dibandingkan wawancara tatap muka.

3. Informasi Eksternal, Informasi adalah alat sentral dari tim audit. Perbandingan-perbandingan luar memberikan kepada tim audit suatu perspektif terhadapnya aktivitas-aktivitas perusahaan dapat dinilai.

4. Analisis Catatan

5. Eksperimen-Eksperimen Riset

6. Audit-Audit Internasional

Kegiatan-Kegiatan Auditor

Tiga bidang utama yang difokuskan pada Audit Sumber Daya Manusia terdiri atas policy/management audit, performance/operasional audit, dan financial audit.

a. Policy/Management Audit

penilaian yang dilaksanakan secara sistematis dan independent, berorientasi ke masa depan terhadap: keputusan dan kebijakan yang dilakukan oleh manajemen yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas SDM melalui perbaikan pelaksanaan fungsi manjemen, pencapaian rencana yang sudah ditetapkan serta pencapaian sosial objektif.

b. Performance/Operasional Audit

merupakan suatu kegiatan penilaian yang sistematis yang dilaksanakan secara objective dan independent berorientasi atas masa depan untuk semua kegiatan yang ada dalam suatu perubahan yang utamanya dalam bidang SDM.

c. Financial Audit

mempunyai orientasi pengujian / penilaian secara independent dan objectif atas tingkat kewajaran dan kecermatan serta data keuangan untuk memberikan perlindungan keamanan asset perusahaan dengan melakukan evaluasi kelayakan internal control yang di tetapkan. Audit ini sendiri dapat dilakukan dalam beberapa situasi, diantaranya:

1. ketika dirasa diperlukan oleh manjemen puncak

2. ketika suatu kekuatan eksternal yang memaksa untuk dilakukan suatu tinjauan

3. ketika suatu perusahaan yang signifikan dalam suatu dunia usaha yang memaksa untuk melakukan konsiderasi ulang manajemen SDM

4. ketika seorang manajer baru yang merasa bertanggung jawab atas Dep. SDM

5. ketika suatu keinginan spesialis SDM untuk meningkatkan praktek dan sistem SDM perusahaan.

Contoh Kasus Audit Sumber Daya Manusia

PT. Slamet Langgeng merupakan perusahaan bisnis confectionary pengelola merek permen Davos. Pada era 1970-1980an, permen Davos pernah menguasai pasar permen peppermint di wilayah Jawa Tengah, bahkan dahulu orang biasa pergi ke hajatan dengan menenteng rokok dan permen Davos.

Perusahaan ini menerapkan manajemen kekeluargaan yang sangat kuat. Jaringan distribusi dikelola secara turun-temurun, dari kakek turun ke anak, turun ke cucu, hingga kini turun ke cicit. Sehingga banyak distributor yang sebenarnya sudah tidak mendapat keuntungan dan tidak kompeten lagi dalam usahanya tapi masih tetap memasarkan permen Davos. Tim penjualan yang berjumlah tiga orang masing-masing memiliki area penjualan yang sangat luas, contoh, salesman Jogja berjualan hingga Pacitan.

Namun, sejak 1994 penjualan mulai menurun, terjadi stagnansi bisnis dalam jangka panjang akibat banyaknya kompetitor, semacam Mentos, Hexos, Kiss, Polo, Boom, dll, dan pengelolaan yang kurang sistematis. Kini, penerus PT. Slamet Langgeng yang merupakan cicit dari pendiri perusahaan ini tengah berupaya mengusahakan agar permen Davos kembali naik menggebrak pasar, dan mengubah image Davos yang dari dulu dikenal sebagai permennya mbah-mbah.

1. Kesalahan SDM apa yang sebenarnya terjadi dalam pengelolaan usaha PT. Slamet Langgeng?

2. Pendekatan statistikal dan komparatif yang bagaimanakah yang harus diambil oleh tim Audit SDM perusahaan!

Jawab:

1. Aspek paling urgent yang perlu dibenahi adalah bagian pendistribusian yang banyak bermasalah, jaringan distribusi turun-temurun dianggap masih sangat tradisional. Dalam proses pembenahan, model hubungan yang sangat kekeluargaan bisa menjadi pisau bermata dua. Dalam suatu usaha bisnis, struktur organisasi yang skillful menjadi faktor paling vital dalam melanjutkan suatu usaha. Sebaiknya tim manajemen ditambahkan dari pihak luar yang sesuai dalam bidangnya sehingga dapat berkontribusi lebih besar pada perusahaan dan menghentikan distributor yang sudah tidak perform untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Distributor merupakan titik terpenting dalam pemasaran produk, karena produk permen bersifat impulse meskipun produk dalam good quality dan iklan muncul dimana-mana tapi tak akan ada gunanya bila sulit ditemukan di pasaran. Tim inti pemasaran pun perlu ditambah, jumlah tiga orang untuk mencakup area-area yang luas jelas sangat tidak efisien. Tetapi sebelum perusahaan mengeluarkan perintah pemutusan kerja pada karyawan-karyawan lama, ada baiknya memberikan pesangon yang disesuaikan dengan harapan para karyawan.

2. Pendekatan Komparatif yang harus diambil oleh perusahaan adalah membandingkan kinerja kerja antar karyawan beserta hasil-hasil produk yang laku terjual pada tiap-tiap agen distribusi, dari jumlah produk yang laku terjual dapat diketahui sebatas mana kinerja seorang karyawan. Karyawan yang kurang efektif bekerja diharapkan bisa diganti dengan karyawan yang berdedikasi tinggi.

Pendekatan Statistikal yang perlu dipertimbangkan adalah mengaudit aktivitas-aktivitas yang perlu dievaluasi untuk mendapatkan kesalahan-kesalahan terkecil sekalipun dalam perusahaan. Pendekatan dilakukan menggunakan data standar matematis dengan metode kuantitatif. Yaitu, memanfaatkan hubungan antara distributor satu dan yang lainnya seara regresi, korelasi, dan diskriminan.